Электронные доверенности с 1 февраля 2026: паспортные данные стали необязательными

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)

Прежде чем говорить об изменениях, напомним, что такое МЧД. Это не просто отсканированная бумажная доверенность, а структурированный XML-документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) доверителя . Его ключевая особенность — способность информационных систем автоматически считывать и проверять полномочия представителя.

С 1 сентября 2024 года, после прекращения действия старых сертификатов УКЭП, МЧД стала единственным законным способом для сотрудников действовать от имени компании или ИП в цифровом пространстве, если у них нет личной УКЭП руководителя .

Где применяется МЧД:

• Сдача отчетности в ФНС, Социальный фонд России, ФТС

• Работа в государственных системах: ФГИС «Меркурий», «Честный знак», ЕГАИС

• Участие в государственных и коммерческих закупках

• Подписание документов через системы ЭДО

• Взаимодействие с Росаккредитацией, Росреестром 

Главные изменения с 1 февраля 2026 года

Изменение №1: Паспортные данные стали необязательными

Самое существенное нововведение касается объема персональных данных представителя, которые требуется указывать в доверенности. Раньше вид, серия, номер, дата выдачи паспорта, наименование и код органа, выдавшего документ, были обязательными реквизитами .

С 1 февраля 2026 года эти сведения переведены в категорию дополнительных атрибутов. Их можно указывать по желанию, но требовать их наличия при проверке документа больше не будут .

Для идентификации представителя теперь достаточно указать:

• Фамилию, имя, отчество (при наличии)

• СНИЛС

• ИНН 

Как пояснил член комитета Госдумы по малому и среднему предпринимательству Алексей Говырин, это решение облегчает выпуск доверенностей для сотрудников и подрядчиков, снижает риск отказов из-за лишних полей и уменьшает объём передаваемых персональных данных .

Изменение №2: Уточнение сведений о доверителе

Поправки также уточнили требования к информации о доверителе — юридическом лице. Теперь в доверенности обязательно должны содержаться:

• Полное наименование организации

• Адрес юридического лица в пределах места нахождения

• ИНН, ОГРН, КПП

• Сведения о лице, действующем от имени организации без доверенности (ФИО, СНИЛС) 

Важное дополнение: теперь можно указывать сведения не только о руководителе головной организации, но и о руководителе филиала, представительства или иного обособленного подразделения . Это расширяет возможности региональных подразделений компаний.

Изменение №3: Упрощение перечня полномочий

Перечень конкретных действий, которые может совершать представитель, теперь можно не расписывать детально. Достаточно указать идентификатор и наименование полномочия из специализированного справочника . Это унифицирует подход и снижает риск ошибок при формулировках.

Что осталось без изменений

Важно понимать: упрощение касается только содержания документа, но не отменяет саму необходимость использования МЧД. По-прежнему:

• Генеральному директору или ИП доверенность не нужна — для них достаточно личной УКЭП 

• Нотариальное заверение МЧД требуется только в случаях, прямо предусмотренных законом (например, сделки с долями в ООО или недвижимостью) 

• Доверенность должна храниться в одной из информационных систем: ЕСИА, органах госвласти, аккредитованных удостоверяющих центрах или у операторов ЭДО 

• При подписании электронных документов представителем МЧД представляется в составе пакета этих документов 

Почему это важно для бизнеса

Упрощение требований к МЧД решает несколько практических проблем:

1. Снижение административной нагрузки
Раньше при массовом выпуске доверенностей на сотрудников бухгалтерии и кадровые службы приходилось вручную вносить паспортные данные каждого представителя. Это было трудоемко и чревато ошибками. Теперь процесс ускоряется .

2. Уменьшение объёма персональных данных
Паспортные данные — чувствительная информация. Их исключение из обязательных реквизитов снижает риски утечек и требования к защите документов .

3. Сокращение отказов в приеме документов
Избыточные поля часто становились причиной формальных отказов при сдаче отчетности или работе в госсистемах. Теперь поводов для отклонения станет меньше .

Что нужно сделать компаниям

Эксперты рекомендуют провести подготовительную работу, чтобы переход на новые правила прошел гладко :

1. Провести аудит — определить, на каких сотрудников и для каких систем нужны МЧД.

2. Разработать внутренние документы — приказ о назначении ответственного за выдачу и учет МЧД, должностную инструкцию для этого сотрудника, внутренний регламент (положение), описывающий процедуры выдачи, отзыва и хранения МЧД .

3. Обновить шаблоны — скорректировать формы доверенностей с учетом новых требований (исключить обязательность паспортных данных).

4. Обучить сотрудников — разъяснить ответственным лицам новые правила оформления.

Сроки и переходный период

Изменения вступили в силу с 1 февраля 2026 года . Доверенности, оформленные по старым правилам до этой даты, продолжают действовать до окончания срока их действия. При выпуске новых доверенностей необходимо руководствоваться обновленным порядком.

Важно отметить: в некоторых ведомствах, например в Федеральном казначействе, переход на обязательное применение МЧД при открытии и закрытии счетов произошел с 9 февраля 2026 года .

Краткие итоги

Прогноз digitalgoods.ru

Упрощение правил заполнения МЧД — логичный шаг в развитии электронного документооборота в России. Отказ от избыточных требований и дублирования персональных данных делает цифровое взаимодействие более удобным и безопасным.

Для компаний, работающих с электронной подписью и цифровыми доверенностями, наступает время оптимизации внутренних процессов. Те, кто оперативно обновит шаблоны и пересмотрит регламенты, смогут снизить издержки и ускорить документооборот уже в ближайшие месяцы.

Главный совет: пересмотрите свой пул действующих и планируемых доверенностей, актуализируйте шаблоны под новые требования и проведите короткий инструктаж для сотрудников, отвечающих за выпуск МЧД. Это займет минимум времени, но защитит от возможных отказов при сдаче отчетности.